E-İmza ile KEP birlikte kullanılmalı

Günümüzde küçük büyük her iş sanal ortama aktarılmış durumdadır. Önceden bir işin yapılması ve sonuçlanması için birden fazla adım ve süreç gerekiyordu. Günümüzde ise aynı iş daha az işlem süreçleri ile iş tamamlanmaktadır. İşlem süreçlerinde azalma getiren ise teknik yatırımlar ve teknolojik olarak geliştirilen yeni iş tanımlamalarıdır.

Son yıllarda kullanımı artan ve hızla yayılan teknolojik yeniliklerden biriside KEP sisteminin hayata geçirilmesi ile kâğıt ortamında haberleşmenin önüne geçilerek zamandan, kırtasiye masrafından tasarruf sağlanmaktadır. Ayrıca normal haberleşme ve belge aktarımı için yapılan birçok görünmez masraf yapılmayacaktır. KEP sayesinde iletişim süreçleri hızlanmış olacak, aynı işlem için harcanan süre azalacak, o iş için ayrılan personelde tasarruf sağlanmış olacaktır.

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) nasıl işlemektedir?

E-devlet uygulamasından birisi olan e-imza ile hazırlanan elektronik belge ve bilginin muhatabına aktarılması için gerekli ve elzem olan KEP sisteminin kullanımı basit ve kolaydır. Yapılması gereken hali hazırda kullandığı elektronik posta adresini KEP sistemi Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS) hizmeti veren kuruma bildirmesi ve onaylatması gerekmektedir. Bu işlemlerden sonra yapılacak her türlü e-imzalı elektronik gönderinin muhatabına ulaşıp ulaşmadığı KEPHS hizmeti veren kurum tarafından kontrol edilecektir. Gönderilen elektronik postanızın KEP sahibi muhatabınıza ulaşıp ulaşmadığı size bildirilecektir. Gönderinin muhataba ulaştırılması görevi KEPHS hizmeti veren kurumların sorumluluğundadır. Yapılan işlemlerin ortasında KEPHS hizmeti veren kurum olacaktır. Her gönderi KEPHS hizmeti veren kurum tarafından e-imza ile onaylanarak geçerli olması sağlanacaktır.

 

KEPHS hizmeti veren kurumun farklı olması sorun olur mu?

KEPHS hizmeti verme işlemi için gerekli yetkilendirme işlemleri yapılmıştır. Bu hizmeti birden farklı ve farklı yerlerdeki şirket ve kurumlar verebilmektedir. Farklı kurumlardan KEP (Kayıt Elektronik Posta) hizmeti alınabilmektedir. Sonuçta bu bütün posta ve gönderilerin takibinin yapıldığı ana bir sistem vardır. Sonuçta yapılan haberleşmeler buradan onaylanmakta KEPHS hizmeti veren kurumlar birbirleri arasında koordineli olarak hizmet vermektedirler.

Sonuç olarak e-imza tek başına kullanılabilir ama asıl işlevini yerine getirememiş olacaktır. E-imza kullanımındaki asıl amaç masrafların, maliyetlerin, kâğıt, kalem, posta, gönderi gibi masrafların azaltılması ya da yok edilmesi amaçlanmıştır. Eğer e-imza ile KEP sistemi kullanılmayacak ise bazı masrafların mecburen yine yapılması gerekecektir. Bu durumda e-imza asıl yapması gerekeni yapamayacaktır.